صندوقهای قرض الحسنه در قالب موسسه غیر انتفاعی در اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری پس از کسب موافقت اداره کل اطلاعات نیروی انتظامی بنا به روش زیر به ثبت می رسد.
الف : مدارک مورد نیاز ثبت موسسه قرض الحسنه:
١- دو جلد اساسنامه که به امضای موسین و هیات امنا رسیده باشد و یک نسخه کپی آن .
٢- دو برگ تقاضا نامه ثبت موسسات غیر تجاری که به امضائ موسسین و اعضائ هیات امنا رسیده باشد و یک نسخه کپی آن
٣- مجوز ثبت صادره از اداره کل اطلاعات نیروی انتظامی
٤- فتوکپی شناسنامه برابر اصل شده موسسین و هیات امنا و هیات مدیره و بازرسین ویک نسخه کپی آن .
ب : روش ثبت موسسه قرض الحسنه:
١- با استفاده از اساسنامه ضمیمه دو جلد اساسنامه که ذیل تمام صفحات به امضای موسسین و هیات واعضا هیات مدیره امنا رسیده باشدو یک نسخه کپی ان
ب: روش ثبت موسسه قرض الحسنه
١-بااستفاده اراساسنامه ضمیمه دوجلداساسنامه که ذیل تمام صفحات به امضای موسسین و هیات امنا رسیده باشد تهیه شود
٢-صورتجسات ضمیمه اساسنامه که اعضای هیات امناو هیات امنا و هیات مدیره و بازرسین مشحص شده و به امضای انان رسیده باشد
٣- تقاضانامه ثبت موسسات غیر تجاری که برای تقاضانامه ثبت موسسه قرض الحسنه نیز ازان می توان استفاده نمود تکمیل و به امضا موسسین و هیات امنا و هیات مدیره رسیده باشد.
(تذکر :تقاضانامه مذکور بایستی ازاداره ثبت شرکتها وموسسات غیر تجاری ابتیاع شود)
٤-فتوکپی شناسنامه موسسین واعضای هیات امنا و اعضای هیات مدیره و بازرسین درمراجع ذیصلاح برابراصل شود .
٥- پس ازتهیه مدارک فوق الذکر یک سری کپی ازتمام انها تهیه شود به همراه سایر مدارک تحویل اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری شود .
٦- احدی ازاعضا هیات مدیره یا هیات امنا یا وکیل رسمی شرکت با دردست داشتن مدارک فوق الذکر برای تعیین نام به قسمت تعیین نام اداره ثبت شرکتها مراجعه نماید (دراین راستا لازم است قبلا هماهنگی لازم بین موسیسین و اعضا هیات مدیره و هیات امنا درخصوص تعیین چندنام برای موسسه قرض الحسنه به عمل ایدو چند نام انتخاب شود و معمولا برای موسسات قرض الحسنه ازاسما متبرک که دارای قداست خاصی دربین مردم می باشد و بدون سابقه ثبت هم باشد استفاده و به قسمت تعیین نام مراجعه شود )
٧-مسئول تعیین نام یکی ازاسما که دارای معنا و مفهوم خاص باشد و نیز سابقه ثبت ندارد را درانتخاب و درروی برگ تقاضانامه درج می نماید و بایستی موافقت بااین نام ازمسئولین اداره ثبت شرکتها اخذ ونام معینه دردفتر تعیین نام ثبت شود .
٨- مدارک اصل و کپی تحویل قسمت پذیرش شود و مسئول مربوطه در بدو امر نسبت به بررسی اجمالی مدارک اقدام و سپس تحویل گرفته می شود وبرگ رسید با تعیین تاریخ مراجعه بعدی برای اخذ پاسخ صادر و تحویل ذینفع می شود.
٩- در تاریخ معینه در برگ رسید به قسمت اعلام نتیجه مراجعه شود کارشناس مربوطه برای ثبت موسسه قرض الحسنه نیاز به استعلام دارد فلذا نسبت به استعلام از اداره کل اطلاعات نیروی انتظامی اقدام می نماید و شماره و تاریخ استعلام را به ذینفع جهت پیگیری بعدی تسلیم می نماید.
١٠- پس از گذشت مدتی بایستی با هماهنگی قبلی به اداره استعلام شونده مراجعه و فرم های مربوطه توسط موسسین و اعضای هیات امنا و اعضای هیات مدیره کامل شود و اداره مذکور پس از بررسی صلاحیت متقاضیان مراتب موافقت با ثبت موسسه قرض الحسنه را کتبا به اداره ثبت شرکتها اعلام می نماید.
١١- کارشناس اداره ثبت شرکتها پس از وصول مراتب موافقت اداره استعلام شونده نسبت به تهیه آگهی تاسیس موسسه قرض الحسنه اقدام می نماید.
١٢- در مراجعه بعدی به اداره ثبت شرکتها آگهی تاسیس موسسه قرض الحسنه را دریافت و به حسابداری جهت دریافت قبض حق الثبت و هم چنین واحد روابط عمومی مستقر در اداره ثبت شرکتها جهت تعیین حق الدرج انتشار آگهی تاسیس در روزنامه کثیرالانتشار مراجعه و مبالغ معینه به شعبه بانک ملی ایران مستقر در سازمان ثبت پرداخت گردد.
١٣- پس از پرداخت ها فیش پرداختی حق الثبت به واحد حسابداری اداره ثبت شرکتها ارائه و مسئول مربوطه نسبت به ممهور نمودن پیش نویس آگهی اقدام می نماید و سپس آگهی تاسیس موسسه قرض الحسنه به واحد ثبت تاسیس و تغییرات تحویل داده می شود.
١٤- مسئول مربوطه با ثبت آگهی تاسیس موسسه قرض الحسنه در دفتر ثبت ضمن تعیین شماره ثبت و درج آن در روی اوراق مربوطه در ذیل ثبت از شخص معرفی شده در ذیل صورتجلسه ها با قید جمله ثبت با سند برابر است امضا اخذ می نماید.
١٥- آگهی تاسیس موسسه قرض الحسنه به دبیرخانه تحویل شود دبیرخانه ضمن شماره نمودن آگهی تاسیس نسخه مدارک مربوط به موسسه را تحویل نماینده معرفی شده می نماید و نماینده مذکور نسخه آگهی مربوط به درج در روزنامه کثیرالانتشار را تقدیم واحد روابط عمومی مستقر در اداره ثبت شرکتها می کند و نسخه مربوط به درج روزنامه رسمی به شرکت روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران سهامی خاص مستقر در خ بهشت ساختمان دادگستری تحویل می دهد و مسئول مربوطه ضمن تعیین مبلغ حق الدرج و صدور فیش نماینده موسسه بایستی مبلغ معینه را به بانک پرداخت و فیش مربوطه را به دفتر روزنامه رسمی تحویل نماید و در این مرحله کار ثبت موسسه به اتمام رسیده است.
تذکر: ١- در صورت نیاز فوری به آگهی تاسیس چنند نسخه کپی از آگهی تاسیس موسسه قرض الحسنه تهیه که در هنگام تحویل آگهی ممهور به مهر روزنامه رسمی می شود و تا زمان انتشار روزنامه رسمی از این آگهی مهر شده می توان استفاده قانونی کرد.
٢- موسسات نیز مانند شرکتها می توانند دفاتر روزنامه وکل و دارایی داشته باشند و در این صورت لازم است که دفاتر مزبور تهیه و باارائه آگهی ممهور به مهر روزنامه رسمی و ابتیاع اظهارنام پلمپ دفاتر از واحد فروش اوراق بهادار و تکمیل امضائ آنها توسط دارندگان یا مدیرعامل و یا ............ موسسه و ارائه آن به واحد پلمپ دفاتر نسبت به پلمپ دفاتر روزنامه و کل و دارایی اقدام لازم بعمل خواهد آمد.
١٦- برای اعمال تغییرات بعدی در موسسه قرض الحسنه می توان از راهنمای ثبت موسسه وتغییرات آن مندرج در این راهنما استفاده شود.